Umowa franczyzy to fundament relacji pomiędzy franczyzodawcą a franczyzobiorcą. Jest to dokument, który nie tylko definiuje zasady współpracy, ale także zabezpiecza interesy obu stron. Dlaczego wzór umowy franczyzy jest bardzo ważny?
Posłuchaj odcinka podcastu:
Autorka tekstu: mec. Joanna Urbaniak
Błędy popełnione przy przygotowywaniu wzoru umowy franczyzowej mogą nie tylko negatywnie wpłynąć na Twój wizerunek franczyzodawcy, ale i uniemożliwić Ci prawidłowy rozwój sieci franczyzowej, wywołać trudności we współpracy z franczyzobiorcami, a także narazić na ryzyko wysokich kar ze strony organów kontrolujących. Na przykład Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Dlatego tak ważne jest, aby wzór umowy franczyzy, który stosujesz jako operator sieci franczyzowej, był zgodny z prawem, a także zabezpieczał Twoje interesy.
W mojej codziennej pracy widzę 6 najczęstszych błędów, jakie franczyzodawcy popełniają na etapie tworzenia wzoru umowy franczyzowej:
- Tworzenie wzoru umowy franczyzy samodzielnie
Umowa franczyzy nie jest na chwilę obecną (marzec 2024) uregulowana w prawie polskim, a jej zawieranie opiera się na tzw. zasadzie swobody zawierania umów. Nie oznacza to jednak, że treść umowy może być ukształtowana przez franczyzodawcę w sposób całkowicie dowolny, ponieważ nie może ona naruszać przepisów prawa i zasad współżycia społecznego – w przeciwnym wypadku może zostać skutecznie podważona lub uznana za nieważną.
Jednym z wielu przykładów, jakie spotkałam analizując umowy franczyzy, które były samodzielnie przygotowywane przez franczyzobiorców, były zapisy:
– przewidujące kary umowne za opóźnienia w płatnościach opłat franczyzowych – takie zapisy są nieważne,
– zapisy zobowiązujące członków rodziny franczyzobiorców do powstrzymania się od działalności konkurencyjnej – gdy nie są oni przecież stroną umowy ,
– zapisy, które w zamyśle franczyzodawców miały działać w okresie po rozwiązaniu umowy franczyzowej, ale nie przyniosły takiego efektu z powodu błędów w konstruowaniu tych zapisów.
Przygotowanie wzoru umowy franczyzy wymaga znajomości orzecznictwa polskich i unijnych sądów, a także praktyki urzędów, ponieważ ukształtowały one w swych wyrokach i decyzjach zasady odnoszące się do dopuszczalnych i niedozwolonych treści w umowie franczyzy.
Ważna jest również wiedza praktyczna dotycząca tego, jakie zapisy w umowie franczyzowej są niezbędne, aby sieć mogła się rozwijać, interesy franczyzobiorcy były zabezpieczone, a obie strony umowy miały pewność, jakie mają prawa i obowiązki.
Warto na etapie tworzenia wzoru umowy franczyzy skorzystać ze wsparcia osoby, która ma doświadczenie w tym obszarze, aby uniknąć błędów, które mogą utrudnić rozwój i prawidłowe funkcjonowanie Twojej franczyzy.
- Zbyt szczegółowa lub za mało szczegółowa umowa
W mojej praktyce spotkałam się ze skrajnym podejściem do tworzenia wzorów umowy franczyzy – zapisy niektórych z nich mieściły się na jednej kartce, a inne liczyły sobie kilkaset paragrafów. Ani jedno, ani drugie podejście nie jest dobre dla franczyzodawcy.
Zbyt lakoniczny dokument powodował, że w razie potrzeby strony musiały szukać odwołania do ogólnych przepisów prawa, co w przypadku franczyzy okazywało się być bardzo trudne, a nawet niemożliwe (ponieważ tak jak wspomniałam wcześniej ten typ umowy nie został uregulowany w polskim prawie). Pozostawienie bez regulacji kluczowych aspektów, niezbędnych z punktu widzenia franczyzodawcy, skutkowało też tym, że nie miał on w praktyce wpływu na postępowanie franczyzobiorców, co z kolei wywierało negatywny wpływ na możliwości rozwoju i wizerunek całej sieci franczyzowej.
Z drugiej strony – próba wyczerpującego uregulowania we wzorze umowy wszystkich możliwych sytuacji, które mogą się pojawić przy wykonywaniu franczyzy, przynosi odwrotny skutek, ponieważ życie i biznes przynoszą tyle przykładów różnych sytuacji, że czasem w umowie lepiej zadziała ogólne postanowienie, do którego pasować będzie wiele różnych sytuacji.
Pamiętaj – znalezienie złotego środka jest kluczowe, aby umowa była przejrzysta, ale jednocześnie regulowała wszystkie kwestie kluczowe dla zabezpieczenia Twoich interesów.
- Zapisy niezgodne z prawem ochrony konkurencji
Franczyzodawcy często zapominają o tym, że umowy franczyzowe podlegają regulacjom prawa ochrony konkurencji. Warto zaznaczyć, że kary, jakie grożą przedsiębiorcom za naruszenia przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów, należą do najwyższych, a sięgać mogą do 10% rocznego obrotu przedsiębiorcy. Boleśnie przekonali się o tym niektórzy franczyzodawcy, którzy narzucili franczyzobiorcom w umowach franczyzowych sztywne lub minimalne ceny sprzedaży towarów lub usług oferowanych w punktach franczyzowych – takie regulacje są bowiem zakazane w świetle regulacji prawa antymonopolowego.
Głośny był tutaj kilka lat temu przykład pewnej znanej sieci restauracji, gdzie franczyzodawca w umowach franczyzowych zobowiązywał swoich franczyzobiorców do stosowania w ich restauracjach sztywnych cen sprzedaży produktów, a także zakazywał im prowadzić akcje promocyjne bez uzyskania jego zgody. UOKIK obciążył w tym przypadku franczyzodawcę karą prawie pół miliona złotych i nie zaakceptował argumentów, którymi próbował się bronić franczyzodawca, że każdy franczyzobiorca mógł wybrać cennik, który chce stosować i że takie działania nie szkodziły konsumentom i były konieczne dla zachowania spójności sieci.
Inne obszary, na jakie franczyzodawcy powinni zwrócić uwagę w kontekście zgodności z prawem to m.in. zapisy dotyczące zakazu konkurencji, ochrony know-how, obowiązku zakupu towarów u określonych dostawców lub wymiany informacji handlowych. Zapisy te nie są co do zasady zakazane, ale ich wprowadzenie wymaga spełnienia ściśle określonych warunków, a często też przeprowadzenia analizy prawno-ekonomicznej rynku sprzedaży określonych usług lub towarów.
- Brak procedury wprowadzania zmian w sieci franczyzowej
Każda sieć franczyzowa, w miarę upływu czasu i rozwoju, wymaga wprowadzania w działających już punktach franczyzobiorców zmian, m.in. rebrandingu lub zmiany wyglądu lokali. Ich przeprowadzenie jest często wyzwaniem dla franczyzodawców, którzy z jednej strony dążą do zachowania spójności sieci, a z drugiej strony spotykają się nieraz z niechęcią franczyzobiorców do wprowadzanych zmian.
W takich przypadkach pomocna może okazać się dobrze skonstruowana umowa franczyzy, która umożliwi franczyzodawcy sprawne przeprowadzenie procesu modyfikacji sieci. Brak uregulowania w umowie procesu wprowadzania zmian w systemie franczyzowym skutkować będzie w wielu przypadkach koniecznością każdorazowego uzyskania na nie zgody poszczególnych franczyzobiorców, aneksowania zawartych już umów franczyzy i prowadzenia negocjacji z wszystkimi uczestnikami sieci.
A to dla Ciebie, jako franczyzodawcy, strata czasu i przede wszystkim ryzyko, że planowanych zmian w ogóle nie wprowadzisz.
- Brak regulacji dotyczących własności intelektualnej franczyzodawcy
Ochrona know-how i znaków towarowych marki jest kluczowa dla zabezpieczenia interesu franczyzodawcy. Zapisy dotyczące znaków towarowych, do których wyłączne prawa posiada franczyzodawca, są już w zasadzie standardem w umowach franczyzy, jednak co ciekawe franczyzodawcy często zaniedbują kwestię szczegółowego uregulowania zakresu i zasad licencji udzielanych franczyzobiorcom.
Efektem tego jest brak pewności franczyzobiorców co zakresu przysługujących im uprawnień, a niekiedy też działania, które franczyzobiorcom wydają się być dopuszczalne, a z punktu widzenia franczyzodawców stanowią nadużycia. Tych problemów łatwo byłoby uniknąć, gdyby zapisy umowy franczyzy były tu wystarczająco precyzyjne.
Know-how i tajemnice przedsiębiorstwa to kapitał franczyzodawcy wypracowany nieraz przez lata, dlatego też istotne jest, aby umowy zawierane z franczyzobiorcami regulowały sposób korzystania z nich i zasady poufności, które obowiązują również po zakończeniu współpracy w ramach franczyzy. Mimo tego franczyzodawcy często zaniedbują te kwestie, co utrudnia im podjęcie skutecznej interwencji w przypadku naruszeń.
- Brak regulacji dotyczących obowiązków franczyzobiorcy po rozwiązaniu umowy franczyzy
W wielu analizowanych przeze mnie wzorach umowy franczyzy brakowało często ustaleń dotyczących obowiązków ciążących na franczyzobiorcy po zakończeniu współpracy z franczyzodawcą. Takie ustalenia dotyczyć mogą przykładowo obowiązku powstrzymania się przez określony czas od działalności konkurencyjnej, zaprzestania korzystania z know-how i wszelkich materiałów przekazanych przez franczyzodawcę, usunięcia z sieci internet przekazów marketingowych wykorzystujących znaki towarowe franczyzodawcy lub usunięcia z zajmowanego przez franczyzobiorcę lokalu cech wyróżniających daną sieć franczyzową.
Skutkiem takich zaniedbań franczyzodawców jest frustracja i praktyczne problemy związane z brakiem możliwości podjęcia działań po rozwiązaniu umowy franczyzy i usunięciu punktu z sieci.
Wyobraź sobie, że twój franczyzobiorca kończy działalność w wynajmowanym od kogoś lokalu, w którym prowadził wcześniej punkt twojej sieci franczyzowej i do takiego lokalu – bez żadnych zmian w wystroju wnętrza – wprowadza się nowy najemca prowadzący taki sam profil działalności, czyli twój konkurent.
Na pewno chciałbyś mieć pewność, że twój franczyzobiorca zmieni wystrój lokalu, zanim wprowadzi się do niego nowy najemca. Takie obowiązki możesz nałożyć na franczyzobiorcę w prawidłowo skonstruowanej umowie franczyzy.
Pamiętaj, że jasne zasady dotyczące obowiązków po rozwiązaniu umowy franczyzy są niezbędne, aby zabezpieczyć sieć przed działaniami konkurencyjnymi czy wykorzystywaniem know-how po rozwiązaniu umowy.
Jeśli jesteś franczyzodawcą i chcesz wiedzieć jeszcze więcej? Więcej przeczytasz tutaj.
Skąd wziąć wzór umowy franczyzy? A moze potrzebujesz audytu?
Jeśli szukasz pomocy prawnej przy umowie franczyzy i chcesz, abym pomogła Ci w przygotowaniu profesjonalnego i zgodnego z prawem wzoru umowy franczyzy lub chcesz przeprowadzić audyt stosowanego przez Ciebie wzoru, to napisz do mnie.
Joanna Urbaniak
Radca Prawny
